Die HAW Hamburg nutzt den Onlinedienst Microsoft Teams, worüber (Lehr-) Veranstaltungen, Besprechungen und/oder Webinare (zusammengefasst nachfolgend „Online-Meeting“) durchgeführt werden können. In dieser Datenschutzerklärung finden Sie Informationen dazu, wie wir Ihre personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang verarbeiten und welche Rechte Sie
als Betroffene*r ausüben können.

Personenbezogene Daten

Je nach Art und Umfang der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Arten von personenbezogenen Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere

• Angaben zu Ihrer Person, z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse. Diese werden über Ihren Arbeitsvertrag mit der HAW Hamburg oder Ihre Einschreibung an einem Studiengang der HAW Hamburg erstellt und an Microsoft Teams/Azure übermittelt. Das Profilbild kann über den Onlinezugang via Browser im Mailserver gespeichert werden und wird dann von dort automatisch an Microsoft Teams übermittelt.
• Identifikationsdaten, z.B. die Matrikelnummer.
• Meeting-Metadaten, z.B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse. Diese werden während der Nutzung des Dienstes erhoben und in Logfiles gespeichert. Teilweise werden Meta-Daten in Cookies gespeichert um die Kommunikation zu steuern.
• Text-, Audio- und Videodaten, z.B. Chatverläufe, Video- und Audiowiedergaben. Hochgeladene Dateien werden in privaten Speicherbereichen oder Gruppenspeicherbereichen gespeichert.

Umfang der Datenverarbeitung

Teilnahme an Online-Meetings
Um an einem Online-Meeting teilzunehmen, erhalten Sie von dem/der Host entweder einen Zugangslink per E-Mail oder Ihr Account wird zu einem Microsoft Teams-Team hinzugefügt. Mit Ihrem Zutritt zum Online-Meeting wird Ihr Name für alle Teilnehmenden sichtbar. 

Speziell bei der Anmeldung via Web Browser können Sie sich vorab selbst einen Namen vergeben. Bei einer Anmeldung via der Microsoft Teams-App wird hingegen der im Account hinterlegte Vor- und Nachname angezeigt. Grund dafür ist, dass alle Microsoft Teams-Konten den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse der benutzenden Person aus dem Verzeichnisdienst Active Directory (AD) der HAW Hamburg übernehmen. So erfolgt beim Start der Microsoft Teams-App eine Anmeldung am AD der HAW Hamburg mit Ihrem HAW-Hamburg-Account (HAW Hamburg E-Mail-Adresse).

Daneben erhebt Microsoft Teams Daten der Benutzer*innen, die für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk und Ihrer Internetverbindung, wie z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung. Weiterführende Informationen finden Sie hier.

Von allen Benutzer*innen werden zudem die IP-Adresse und weitere Verbindungsdaten, wie Zeit, Dauer und Qualität, in Logfiles der Microsoft Teams-Server gespeichert.

Audio, Video, Chat und virtueller Hintergrund
Während eines Online-Meetings können personenbezogene Daten in Video-, Chat- oder Audioformaten verarbeitet werden. Alle Teilnehmenden haben zudem die Möglichkeit selbst darüber zu entscheiden, welche dieser Daten im Online-Meeting verwendet werden. Zu den Details:

In der Regel sind beim Betreten eines Online-Meetings Ihr Mikrofon und Ihre Kamera deaktiviert. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass beides bei Eintritt als aktiv gesetzt wird. Dies richtet sich danach, ob ein Online-Meeting via Microsoft Teams-Termin oder -Team bzw. als Privat-Chat gestartet wird. Sie haben vor dem Betreten eines Online-Meetings immer die Möglichkeit im Startfenster Ihre Einstellungen wunschgemäß einzurichten. Einmal getroffene Einstellungen können Sie jederzeit im Meeting wieder anpassen. Um aktiv an einem Online-Meeting teilnehmen zu können, bietet es sich zumindest an, das Mikrofon zu aktivieren und/oder am Chat mitzuwirken.

Auch können Teilnehmende ein virtuelles Hintergrundbild wählen. Mit einem virtuellen Hintergrund können Sie Ihre Umgebung während des Online-Meetings bestimmen und durch ein virtuelles Bild ersetzen. Nach Freigabe Ihrer Kamera sehen alle Teilnehmenden den von Ihnen gewählten virtuellen Hintergrund. So können Sie Ihren privaten Bereich schützen. Den virtuellen Hintergrund können Sie über die Microsoft Teams-Einstellung „weitere Aktionen“ unter „Hintergrundeffekte anzeigen“ anpassen. Nähere Informationen dazu finden Sie von Microsoft hier.

Weiter bleibt es Ihnen unbenommen Inhalte per Video, Audio, Chat oder Reaktionen zu teilen, wobei Sie das Teilen der Inhalte jederzeit wieder abbrechen können. Wenn Sie an der Chatfunktion teilnehmen, verarbeiten wir Ihre in den Chat-Texten enthaltenen personenbezogenen Daten. Bitte beachten Sie, dass andere Teilnehmende von den Inhalten ebenfalls Kenntnis erlangen, solange der Gruppenchat verwendet wird. In der Private-Chat-Funktion haben nur die beiden Teilnehmenden Kenntnis über die Inhalte.

Aufzeichnungen
Aufzeichnungen von Online-Meetings können nur von Mitarbeitenden der HAW Hamburg vorgenommen werden. Studierenden oder externen Teilnehmenden ist es via Microsoft Teams nicht möglich eine Aufzeichnung zu starten. Bei einer Aufzeichnung können Ton- und Bilddaten der Teilnehmenden verarbeitet werden. Chatbeiträge sind von einer Aufzeichnung der HAW Hamburg nicht umfasst.

Vor dem Start einer Aufzeichnung werden Sie durch den/die Host gesondert informiert. Zusätzlich erhalten alle Teilnehmenden des Online-Meetings eine Notifikation von Microsoft Teams, sobald die Aufzeichnung startet. Sofern Teilnehmende aufgezeichnet werden sollen, wird Sie der/die Host um Ihre vorherige Einwilligung ersuchen; beispielweise, wenn bei einer aufgezeichneten Präsentation  Wortmeldungen zugelassen sind oder Podiumsdiskussionen stattfinden. Die HAW Hamburg kann darüber hinaus entscheiden, ob die Aufzeichnung anderen Personen online zur Verfügung gestellt wird. Dies erfolgt jedoch nur im Rahmen Ihrer uns erteilten Einwilligung. In Einzelfällen, in denen gezielt Beiträge der Teilnehmenden aufgezeichnet werden sollen, kann Ihre Einwilligung zusätzlich schriftlich ersucht werden.

Ihre uns erteilte Einwilligung ist stets freiwillig. Eine Verweigerung hat keine nachteiligen Auswirkungen für Sie. Soweit Sie mit einer Aufzeichnung nicht einverstanden sind, an dem Online-Meeting dennoch teilnehmen möchten, schalten Sie bitte Kamera und Mikrofon nicht ein. Fragen zur Einwilligung können Sie in diesem Fall per Mail (oder auf Wunsch auch im Chat) an den/die Host formulieren. Ihre Einwilligung gilt als konkludent erteilt, wenn Sie über die Aufzeichnung informiert worden sind und sich trotz der Hinweise in die (Lehr-) Veranstaltung verbal oder durch Freigabe Ihrer Kamera einbringen.

Ein Widerspruch der Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich. Näheres dazu finden Sie unter Nr. 6.3 und Nr. 9 dieser Datenschutzerklärung.

Nach Beendigung einer Aufzeichnung wir diese durch Microsoft Teams verarbeitet und im Chat des Online-Meetings als Link hinterlegt. Gespeichert wird die Aufzeichnung zudem im SharePoint des jeweiligen Micro Soft Teams Kanals. Bitte beachten Sie, dass eine Aufzeichnung von allen Teilnehmenden der HAW Hamburg im Meetingchat abrufbar ist. Externe-Teilnehmende haben keinen Zugriff auf die Aufzeichnung. Serverstandort für die Microsoft Teams-Cloud ist in Europa.

Hinweis: Die Aufzeichnung von Chat-, Bild- und Tondaten von Studierenden in Online-Lehrveranstaltungen ist aus gesetzlichen Gründen nicht gestattet. Ebenfalls ist die Aufzeichnung von Online-Prüfungen rechtlich verboten. Darüber hinaus ist eine automatische Auswertung dieser Daten verboten.

Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

Hochschulbetrieb
Wir benutzen Microsoft Teams, um den digitalen Lehrbetrieb und ortsunabhängige Besprechungen und Veranstaltungen zu ermöglichen. Mit der Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten möchten wir sicherstellen, dass Sie die Berechtigung haben, an dem Online-Meeting teilzunehmen.

Meeting-Metadaten
Bei der Bereitstellung des Onlinedienstes ist die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse erforderlich. Grund dafür ist, dass eine Kommunikation zu Ihrem Rechner ermöglicht werden muss. Hierfür muss Ihre IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Weiter dient die Protokollierung der Daten zur Erkennung und Beseitigung von Störungen und Missbräuchen.

Die Speicherung von sog. Logfiles erfolgt zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Onlinedienstes sowie zur Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

Um den Einsatz von Microsoft Teams zu ermöglichen, werden zudem Cookies eingesetzt. Dadurch wird der Onlinedienst nutzbar und Grundfunktionen können verwendet werden.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Meeting-Metadaten (Cookies, LogFiles)
Rechtsgrundlage für das Speichern von Informationen auf dem Endgerät mittels Cookies und auf
dem Server mittels LogFiles, als auch der Zugriff auf diese Daten, ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG. Sofern mit dem Speichern oder dem Zugriff auf die Informationen zugleich oder anschließend
personenbezogene Daten, insbesondere in Meta-Daten, verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e) Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 HmDSG i.V.m. §§ 3, 4, 111 Abs. 1 HmbHG.

Hochschulangehörige
Hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Studierenden im Rahmen von
Microsoft Teams handelt es sich um die Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 111 Abs. 1-3, Abs. 8 HmbHG sowie der Satzung der HAW Hamburg über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten (in aktueller Fassung). Personenbezogenen Daten von
Beschäftigten werden auf Grundlage von Art. 88 DSGVO i.V.m. § 10 Abs. 1, Abs. 2 HmbDSG, § 85 Abs. 1 HmbBG verarbeitet. Die Datenverarbeitung im Rahmen von Vertragsbeziehungen beruht
auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Die freiwillige Nutzung von Microsoft Teams erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung).

Aufzeichnungen
Im Falle einer Aufzeichnung des Online-Meetings ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihre
Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Ihre Einwilligung ist freiwillig und Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ihren Widerruf richten Sie bitte an: datenschutz[at]haw-hamburg.de. Sie haben zudem die Möglichkeit einen Widerruf direkt an den/die Host des Online-Meetings zu richten. Aus der Verweigerung Ihrer Einwilligung ergeben sich keinerlei negative Konsequenzen für Sie. Weitere Betroffenenrechte finden Sie unter Nr. 9 dieser Datenschutzerklärung.

Weitergabe von personenbezogenen Daten an Microsoft

Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind.

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützt uns die Microsoft Corporation als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet die Microsoft Corporation Ihre Daten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags. Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten auch außerhalb der EU bzw. des EWR innerhalb der Microsoft Corporation verarbeitet werden. Die Datenübermittlung erfolgt dann vorbehaltlich geeigneter Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO durch die Verwendung von Standardvertragsklauseln.

Darüber hinaus wird die HAW Hamburg bei der Verarbeitung Ihrer Daten von der externen Dienstleisterin, der Education Support Centre Deutschland GmbH mit Sitz in Deutschland, unterstützt. Als sogenannte Auftragsverarbeiterin im Sinne des Art. 28 unterstützt die Partnerin bei der (Fern-) Wartung. Sie verarbeitet Ihre Daten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages. Diese Datenverarbeitung findet in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union statt.

Löschung der personenbezogenen Daten

Alle Meeting-Metadaten, wie IP-Adresse, technische Protokolle bzw. Diagnoseinformationen die älter als 30 Tage sind, werden automatisch gelöscht.

Erfolgen Aufzeichnungen von Online-Meetings werden diese für 30 Tage im Besprechungschat gespeichert und anschließend gelöscht. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass eine Aufzeichnung von HAW-Angehörigen im Besprechungschat heruntergeladen wurde und länger gespeichert wird, insbesondere wenn diese Aufzeichnungen für die Dauer der (Lehr-)Veranstaltung, inklusive Nachbereitung und für Prüfungsvor- und Nachbereitung, verwendet werden.

Wird ein HAW Konto gelöscht, wird das dazugehörige Microsoft Teams Konto und alle unter diesem Konto gespeicherten personenbezogenen Daten und alle privaten Daten 30 Tage später gelöscht. Beiträge in Chats bleiben auch nach dem Löschen eines Benutzerkontos im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erhalten.

Weitere personenbezogene Daten werden entsprechend der aktuellen Satzung der HAW Hamburg über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten, der Aktenordnung der HAW Hamburg und dem HmbArchG gespeichert.

Rechte der Betroffenen Person

Sie haben folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die bei uns zu ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung gespeicherter personenbezogener Daten soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die einem öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO) oder einem Profiling dient, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO);
• Recht eine von Ihnen erteilte Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Änderungen beim Datenschutz

Die HAW Hamburg behält sich vor, diese Datenschutzerklärung künftig zu ändern.
Stand: 30.08.2022