Die HAW Hamburg nutzt den Onlinedienst Microsoft Teams, worüber Online-Prüfungen durchgeführt werden können. In dieser Datenschutzerklärung finden Sie Informationen dazu, wie wir Ihre personenbezogenen Daten speziell im Zusammenhang mit Online-Prüfungen verarbeiten und welche Rechte Sie als Betroffene*r ausüben können im Sinne der Art. 12, 13 der EU-
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Weitere Informationen über die Datenverarbeitung via „Microsoft Teams“ zu (Lehr-)Veranstaltungen, Besprechungen und/oder Webinare, entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung bezüglich „Online-Meetings“.
 

Personenbezogene Daten

Je nach Art und Umfang der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere

• Angaben zu Ihrer Person (z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse werden über Ihren Arbeitsvertrag mit der HAW oder Ihre Einschreibung an einem Studiengang der HAW erstellt und an Microsoft Teams/Azure übermittelt, das Profilbild kann über den Onlinezugang via Browser im Mailserver gespeichert werden und wird von dort automatisch an Microsoft Teams übermittelt);
• Identifikationsdaten
• Meeting-Metadaten (z.B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse werden während der Nutzung des Dienstes erhoben und in Logfiles gespeichert; teilweise werden Meta-Daten in Cookies gespeichert, um die Kommunikation zu steuern);
• Text-, Audio- und Videodaten (z.B. Chatverläufe, Video- und Audiowiedergaben, hochgeladene Dateien werden in privaten Speicherbereichen oder Gruppenspeicherbereichen gespeichert).
   

Umfang der Datenverarbeitung

Teilnahme an Online-Prüfungen
Studierende haben die freie Möglichkeit an einer Online-Prüfung via Microsoft Teams teilzunehmen. In diesem Fall erhalten Sie von dem/der Host entweder einen Zugangslink per E-Mail oder Ihr Account wird zu einem Microsoft Teams-Team hinzugefügt. Mit Ihrem Zutritt zur Online-Prüfung wird Ihr Name für alle Teilnehmenden sichtbar. 

Speziell bei der Anmeldung via Web Browser können Sie sich vorab einen Namen selbst vergeben. Bei einer Anmeldung via der Microsoft Teams-App wird hingegen der im Account hinterlegte Vor- und Nachname angezeigt. Grund dafür ist, dass alle Microsoft Teams-Konten den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse der benutzenden Person aus dem Verzeichnisdienst Active Directory (AD) der HAW Hamburg übernehmen. So erfolgt beim Start der Microsoft Teams-App eine Anmeldung am AD der HAW Hamburg mit Ihrem HAW-Hamburg-Account (HAW Hamburg E-Mail-Adresse).

Daneben erhebt Microsoft Teams Benutzer*innendaten, die für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk und Ihrer Internetverbindung, z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung. Weiterführende Informationen finden Sie hier. 

Von allen Teilnehmenden werden zudem die IP-Adresse und weitere Verbindungsdaten, wie Zeit,
Dauer und Qualität, in Logfiles der Microsoft Teams-Server gespeichert.

Authentifizierung der teilnehmenden Studierenden
Soweit den aufsichtführenden Personen die Teilnehmenden nicht persönlich bekannt sind, wird in der Regel vor Beginn einer Online-Prüfung die Authentifizierung der Teilnehmenden mittels eines gültigen Legitimationspapieres (z.B. Lichtbildausweis), das nach Aufforderung vorzuzeigen ist, oder eines sonstigen gleich geeigneten Authentifizierungsverfahrens erfolgen. Zur Identifikation können Ausweisdokumente mit Bild genutzt werden (z.B. Personalausweis oder Reisepass), die sogenannten Identifikationsdaten.

Die Authentifizierung erfolgt unter Ausschluss der übrigen Teilnehmenden, z. B. in einem eigenen Break-Out-Room oder per Privat-Chat. Für die Authentifizierung wird ausreichend Zeit vor Prüfungsbeginn eingeplant. Speicherungen der Identifikationsdaten sind in jedweder Form, insb. in Form von Screenshots oder
Aufzeichnungen, unzulässig.

Audio-, Video, Chat und virtueller Hintergrund
Während einer Online-Prüfung können personenbezogene Daten in Video-, Chat oder Audioformaten verarbeitet werden. Teilnehmende haben in der Regel die Möglichkeit selbst darüber zu entscheiden, welche dieser Daten in einer Online-Prüfung verwendet werden. Nachstehend schildern wir Ihnen gern die Details. Bei einer Videoaufsicht kann es davon Abweichungen geben, die Sie unter Nr. 4.4. dieser Datenschutzerklärung finden.

In der Regel sind beim Betreten einer Online-Prüfung Ihr Mikrofon und Ihre Kamera deaktiviert. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass beides bei Eintritt als aktiv gesetzt wird. Dies richtet sich danach, ob eine Online-Prüfung via Microsoft Teams-Termin oder -Team bzw. als Privat-Chat gestartet wird. Sie haben vor dem Betreten einer Online-Prüfung immer die Möglichkeit im Startfenster Ihre Einstellungen wunschgemäß einzurichten. Einmal getroffene Einstellungen können Sie jederzeit während der Prüfung wieder anpassen.

Um aktiv an einer Online-Prüfung teilnehmen zu können, die einen Redebeitrag erfordert, ist zumindest das Mikrofon zu aktivieren.

Auch können Teilnehmende ein virtuelles Hintergrundbild wählen. Mit einem virtuellen Hintergrund können Sie Ihre Umgebung während der Online-Prüfung bestimmen und durch ein virtuelles Bild ersetzen. Nach Freigabe Ihrer Kamera sehen alle Teilnehmenden den von Ihnen gewählten virtuellen Hintergrund. So können Sie Ihren privaten Bereich schützen. Den virtuellen Hintergrund können Sie über die Microsoft Teams-Einstellung „weitere Aktionen“ unter
„Hintergrundeffekte anzeigen“ anpassen. Nähere Informationen dazu finden Sie von Microsoft hier.

Weiter bleibt es Ihnen unbenommen Inhalte per Video, Audio, Chat oder Reaktionen zu teilen, wobei Sie das Teilen der Inhalte jederzeit wieder abbrechen können. Wenn Sie an der Chatfunktion teilnehmen, verarbeiten wir Ihre in den Chat-Texten enthaltenen personenbezogenen Daten. Bitte beachten Sie, dass andere Teilnehmende von den Inhalten ebenfalls Kenntnis erlangen, solange der Gruppenchat verwendet wird. In der Privat-Chat-Funktion haben nur die beiden
Teilnehmenden Kenntnis über die Inhalte.

Videoaufsicht
Für Online-Prüfungen, die eine Aufsicht der Studierenden erfordern (z. B. Klausur) oder im Beisein der*des Prüfenden abgehalten werden (z.B. mündliche Prüfung oder Referat), sind die Studierenden zur Unterbindung von Täuschungshandlungen verpflichtet, ihre Kamera und ihr Mikrofon während der gesamten Dauer der Online-Prüfung zu aktivieren. In diesen Fällen handelt es sich um die sog. Videoaufsicht.

Die Videoaufsicht wird dabei so eingerichtet, dass der Persönlichkeitsschutz und der Datenschutz der betroffenen Personen nicht mehr als zu den berechtigten Kontrollzwecken erforderlich eingeschränkt werden. Während der Prüfung soll das Gesicht der Studierenden vollständig vom Kamerabild erfasst sein. So soll gewährleistet werden, dass Täuschungsmöglichkeiten durch Kommunikation mit anderen Personen oder durch Verwendung unerlaubter Hilfsmittel verhindert
werden.

Studierende haben die Möglichkeit ein virtuelles Hintergrundbild zu wählen oder die Weichzeichnungsfunktion zu wählen. Mit Aktivierung können Sie eine Einsicht in Ihre Räumlichkeiten verhindern. Den virtuellen Hintergrund können Sie über die Microsoft Teams-Einstellung „weitere Aktionen“ unter „Hintergrundeffekte anzeigen“ anpassen. Nähere Informationen dazu finden Sie von Microsoft hier.

Bei Verdacht auf einen Täuschungsversuch können die prüfenden bzw. aufsichtführenden Personen im Prüfungsverlauf einzelne Studierende verpflichten, den Raum, in dem sich die*der Studierende befindet, mithilfe einer Kamera der aufsichtführenden Person zu zeigen (360 Grad-Kameraschwenk). So soll gewährleistet werden, dass keine unerlaubten Hilfsmittel verwendet werden oder andere Personen sich im Raum befinden.

Eine darüberhinausgehende Raumüberwachung findet nicht statt.

Die Videoaufsicht darf nur durch Mitglieder oder Angehörige der HAW Hamburg erfolgen. Eine automatisierte Auswertung der Videoaufsicht (z.B. durch spezielle Proctoring Software) ist unzulässig.

Aufzeichnungen
Eine Aufzeichnung der Online-Prüfung oder anderweitige Speicherung ist unzulässig. Darüber hinaus ist eine automatische Auswertung der Online-Prüfung verboten.

Prüfungsabbruch bei technischer Störung
Im Falle längerer oder mehrfacher Störungen via „Microsoft Team“ soll die Online-Prüfung
abgebrochen werden. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Übermittlung oder Bearbeitung der
Prüfungsaufgabe, die Übermittlung der bearbeiteten Studien- oder Prüfungsleistung oder die
erforderliche Videoaufsicht technisch nicht durchführbar ist. Die Entscheidung über Fortsetzung
oder Abbruch der Prüfung trifft die prüfende Person. Bei Prüfungsabbruch gilt die Prüfung als nicht
unternommen, wenn die Störung nicht von der*dem Studierenden zu vertreten ist. Hierzu
verarbeitet die HAW Hamburg Ihre Meeting-Metadaten, insbesondere LogFiles sowie IP-Adressen.

Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

Hochschulbetrieb
Wir benutzen Microsoft Teams, um den ortsunabhängigen digitalen Lehr- und Prüfungsbetrieb sowie die dazugehörigen Besprechungen zu ermöglichen. Bei Online-Prüfungen handelt es sich nicht um eine eigene Prüfungsform, sondern um einen anderen Übermittlungsweg für eine schriftliche, mündliche oder sonstige Prüfung.

Online-Prüfungen können mit Videoaufsicht (siehe Nr. 4.3.) erfolgen. Die sogenannte „Take Home-Prüfung“, die in vielen Prüfungs- und Studienordnungen als Prüfungsform vorgesehen ist, erfordert hingegen keine Videoaufsicht.

Hinweis: Von der Online-Prüfung ist die sogenannte „elektronische Prüfung“ abzugrenzen. Bei der „elektronischen Prüfung“ handelt es sich um eine eigene computergestützte Prüfungsform. Diese wird in den Räumlichkeiten der HAW Hamburg mittels Softwaresystemen durchgeführt. Es gelten die jeweils entsprechenden Datenschutzerklärungen.

Meeting-Metadaten
Bei der Bereitstellung des Onlinedienstes ist die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse erforderlich. Grund dafür ist, dass eine Kommunikation zu Ihrem Rechner ermöglicht werden muss. Hierfür muss Ihre IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Weiter dient die Protokollierung der Daten zur Erkennung und Beseitigung von Störungen und Missbräuchen.

Die Speicherung von sog. Logfiles erfolgt zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Onlinedienstes sowie zur Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

Um den Einsatz von Microsoft Teams zu ermöglichen, werden zudem Cookies eingesetzt. Dadurch wird der Onlinedienst nutzbar und Grundfunktionen können verwendet werden.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Meeting-Metadaten (Cookies, LogFiles)
Rechtsgrundlage für das Speichern von Informationen auf dem Endgerät mittels Cookies und auf dem Server mittels LogFiles, als auch der Zugriff auf diese Daten, ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG. Sofern mit dem Speichern oder dem Zugriff auf die Informationen zugleich oder anschließend personenbezogene Daten, insbesondere in Meta-Daten, verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e) Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 HmDSG i.V.m. §§ 3, 4, 111 Abs. 1 HmbHG.

Hochschulangehörige
Hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Studierenden im Rahmen von Microsoft Teams handelt es sich um die Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO i.V.m.  111 Abs. 16 Verarbeitung personenbezogener Daten (in aktueller Fassung), als auch § 60 Abs. 2 a) i.V.m. mit der jeweils geltenden Prüfungs- und Studienordnung der HAW Hamburg (in aktueller Fassung).

Die Teilnahme an Online-Prüfungen ist zudem freiwillig nach § 111 Abs. 3 HmbHG. Die Freiwilligkeit der Teilnahme wird in der Regel dadurch sichergestellt, dass im selben Prüfungszeitraum unter Beachtung der Grundsätze der Chancengleichheit eine Präsenzprüfung an der HAW Hamburg als Alternative angeboten wird. Dies gilt nicht für Prüfungen, für die keine Videoaufsicht erforderlich ist, wie es bei Hausarbeiten oder Take Home-Prüfungen der Fall ist. Die alternative Präsenzprüfung wird unter Einhaltung der geltenden Schutz- und Hygienevorschriften an der HAW Hamburg bzw. in anderen geeigneten Räumlichkeiten angeboten.

Personenbezogenen Daten von Beschäftigten können auf Grundlage von Art. 88 DSGVO i.V.m. § 10 Abs. 1, Abs. 2 HmbDSG, § 85 Abs. 1 HmbBG, § 35 BeamtStG verarbeitet werden. Die freiwillige Nutzung von Zoom durch Beschäftigte und weiteren Teilnehmenden kann zudem gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung) erfolgen.

Die Datenverarbeitung im Rahmen von Vertragsbeziehungen beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Weitergabe von personenbezogenen Daten an Microsoft

Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind.

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützt uns die Microsoft Corporation als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet die Microsoft Corporation Ihre Daten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages. Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) erfolgt
grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten auch außerhalb der EU bzw. des EWR innerhalb der Microsoft Corporation verarbeitet werden. Die Datenübermittlung erfolgt dann vorbehaltlich geeigneter Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO durch die Verwendung von Standardvertragsklauseln.

Darüber hinaus wird die HAW Hamburg bei der Verarbeitung Ihrer Daten von der externen Dienstleisterin, der Education Support Centre Deutschland GmbH mit Sitz in Deutschland, unterstützt. Als sogenannte Auftragsverarbeiterin im Sinne des Art. 28 unterstützt die Partnerin bei der (Fern-) Wartung. Sie verarbeitet Ihre Daten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages. Diese Datenverarbeitung findet in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union statt.

Löschung der personenbezogenen Daten

Alle Meeting-Metadaten, wie IP-Adresse, technische Protokolle bzw. Diagnoseinformationen die älter als 30 Tage sind, werden automatisch gelöscht.

Wird ein HAW Hamburg Konto gelöscht, wird das dazugehörige Microsoft Teams Konto und alle unter diesem Konto gespeicherten personenbezogenen Daten und alle privaten Daten 30 Tage später gelöscht. Beiträge in Chats bleiben auch nach dem Löschen eines Benutzerkontos im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erhalten.

Weitere personenbezogene Daten werden entsprechend der aktuellen Satzung der HAW Hamburg über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten, der Aktenordnung der HAW Hamburg und dem HmbArchG gespeichert.

Rechte der Betroffenen Person

Sie haben folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die bei uns zu ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung gespeicherter personenbezogener Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die einem öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO) oder einem Profiling dient, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO),
• Recht eine von Ihnen erteilte Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Änderungen beim Datenschutz

Die HAW Hamburg behält sich vor, diese Datenschutzerklärung künftig zu ändern.
Stand: 30.08.2022