Methodik des Prozessmanagements
Die hochschulweiten Prozesse im Bereich Studium und Lehre werden schrittweise aufbereitet. Die Auswahl der aufzubereitenden Prozesse wird entlang der Prioritäten des Präsidiums getroffen.
Sollten Sie einen Hinweis auf noch aufzubereitende Prozesse haben, wenden Sie sich gerne an Frau Dorian Seeliger (dorian.seeliger(@)haw-hamburg.de).
1. Prozesserhebung: IST-Zustand erheben
Für die Erhebung des IST-Zustands eines Prozesses werden Einzel- und Gruppeninterviews mit beteiligten Personen geführt. Zielsetzung ist die Dokumentation davon wer, wann und in welcher Form an einem Prozess beteiligt ist. Ebenso werden Prozessschritte, deren Dauer und mögliche Probleme und offene Fragen identifiziert. Dieses Wissen wird in Form einer ersten Prozessabbildung visualisiert und anschließend iterative mit den beteiligten Personen abgestimmt. Dabei wird auch thematisiert, für welche Prozessschritte ggf. Handreichungen oder Vorlagen für die Lehrenden hilfreich sein könnten.
2. Prozessanalyse: IST-Zustand analysieren
Die erhobenen Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten werden in Zusammenarbeit mit den an dem Prozess beteiligten Personen und Stellen unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben analysiert. Ziel ist es den jeweiligen Prozess vollständig abzubilden, Schwierigkeiten zu lösen und Redundanzen aufzulösen. Dabei werden Hinweise und Wünsche der am Prozess beteiligten Personen berücksichtigt. Sofern benötigt werden Handreichungen oder Vorlagen für die Lehrenden weiterentwickelt. In die Analyse des IST-Zustands werden i.d.R. auch ausgewählte Vertreterinnen der Fakultäten und des Präsidiums eingebunden.
3. Prozessdokumentation: SOLL-Zustand abbilden
Das Ergebnis der Prozessanalyse ist eine digitale Visualisierung des SOLL-Prozesses. Dieser soll möglichst nachvollziehbar abgebildet, für die Lehrenden möglichst praktikabel ausgestaltet sein und dabei möglichst umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten der Lehrenden erhalten.
Den in Verantwortung der Hochschulverwaltung liegenden Prozessschritten werden ggf. bestehende Fristen und eine durchschnittliche Bearbeitungsdauer zugeordnet. Ebenso werden Verantwortlichkeiten, Unterstützungsstrukturen, gesetzliche Grundlagen transparent gemacht. Im Schritt der Abbildung des SOLL-Zustands werden auch prozessspezifische Handreichungen und Vorlagen für die Lehrenden finalisiert.
4. Veröffentlichung der Prozessdokumentation: SOLL-Zustand kommunizieren
Nach Freigabe der Vizepräsidentin für Studium und Lehre wird die Dokumentation des idealtypischen Prozessverlaufs sowie ggf. bestehende Handreichungen oder Vorlagen für die Lehrenden im Beschäftigtenprotal der HAW Hamburg veröffentlicht und sind damit für alle Hochschulmitglieder abrufbar. Die Visualisierungen sind ebenso wie die Handreichungen und Vorlagen im DINA4-Format ausdruckbar.
5. Prozessreflektion: SOLL-Zustand analysieren
Das Prozessmanagement im Bereich Studium und Lehre soll dauerhaft zur Verbesserung der Qualität in Studium und Lehre beitragen. Dementsprechend werden die bestehenden Prozessvisualisierungen, Handreichungen und Vorlagen systematisch weiterentwickelt und auf ihre Aktualität und Praxistauglichkeit hinterfragt.
Um über dieses turnusmäßige Überprüfen eine stetige Weiterentwicklung der Prozesse zu ermöglichen, laden wir Sie herzlich ein, uns Ihr Feedback zu den Prozessen mitzuteilen.
