Fakultät
Technik und Informatik Fakultät Technik und Infor­ma­tik

Bei einem Auftragswert unter 5.000 € netto, Drittmittel unter 1.000 € netto kann eine Beschaffung ohne Durchführung eines Vergabeverfahrens durchgeführt werden. Der Direktkauf selbst unterliegt nicht dem Vergaberecht, dennoch muss der Haushaltsgrundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit eingehalten werden. Aus diesem Grund muss auch eine Dokumentation erfolgen, was bedeutet, dass für die Auszahlung der Rechnung der Zweck und Anlass der Beschaffung deutlich erkennbar sei muss. Ein Angebot selbst ist hingegen nicht erforderlich.

* Tipp:
Da die Preisermittlung häufig durch Recherche in Onlineshops und nicht durch eine Angebotseinholung erfolgt, kann hier wie folgt vorgegangen werden um Zeit zu sparen:
Wenn Sie die gewünschten Artikel im Onlineshop in den Warenkorb legen und einen Ausdruck vom Warenkorb dem VOL-Schein beifügen, dann genügt es, wenn Sie im VOL-Schein im Feld "Artikel" auf den Anhang verweisen ("siehe Ausdruck Warenkorb") und lediglich den Preis in den VOL-Schein mit eintragen. Der/Die zuständige Sachbearbeiter/in vergibt dann die VOL-Nummer auf dem Bestellschein und bestellt die Waren.

Diese Vergabe kann bei einem Auftragswert unter 50.000,- € netto durchgeführt werden.

• Bei der Durchführung eines Teilnehmerwettbewerbs, der der Angebotsabgabe vorgeschaltet ist, fordert man eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Dieses dient dazu, den Bieterkreis zu sondieren. Jedes interessierte Unternehmen kann einen solchen Antrag abgeben, womit die Unternehmen die geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen. Unternehmen, die vom Auftraggeber aufgefordert werden, dürfen letztlich ein Angebot abgeben. Dieses müssen mindestens drei Unternehmen sein.

• Bei der Vergabe ohne Teilnehmerwettbewerb werden mehrere, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert.

Von dem Erfordernis, mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen kann in den Fällen des § 8 Abs. 4 Nr. 9-14 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), abgewichen werden.

Bei der Durchführung von Verhandlungen: Es darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme der vom Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Wichtig ist, dass zum Zeitpunkt der Verhandlung die konkret geforderte Leistung bereits bekannt ist. Wenn nach Durchführung von Verhandlungen diese beendet werden sollen, dann werden die Bieter die an den Verhandlungen teilgenommen haben hierüber in Kenntnis gesetzt. Den Bietern wird dann eine Frist für die Einreichung der Angebote gesetzt. Darüber darf dann nicht mehr verhandelt werden!

Der Auftraggeber kann aber auch ohne Verhandlung auf ein Angebot hin einen Auftrag erteilen, wenn er sich dieses zuvor vorbehalten hat und die Bindefrist für den Bieter noch nicht abgelaufen ist. Bitte beachten Sie diesbezüglich unbedingt die Hinweise zu der Angebotseinholung in den unten stehenden FAQ sowie das Muster zur Angebotseinholung im Bereich Formulare.

Verfahrensablauf Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb:

Verfahrensablauf Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb

Diese Vergabeart wird im Finanz- und Rechnungswesen durchgeführt. Bitte wenden Sie sich bei derartigen Beschaffungsvorgängen direkt an die Kolleg*innen im Finanz- und Rechnungswesen.

Die Beschränkte Ausschreibung wird bei einem Auftragswert ab 50.000,- € netto bis unter 100.000,- € netto durchgeführt.

Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb
Bei einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb führt die Fakultätsverwaltung das Vergabeverfahren durch, das nachfolgend näher beschrieben wird. Bitte wenden Sie sich an die Kolleg*innen in der Fakultätsverwaltung. Dort werden Sie hinsichtlich des Verfahrens und der erforderlichen Unteralgen beraten.

Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb
Diese Vergabeart wird im Finanz- und Rechnungswesen durchgeführt. Bitte wenden Sie sich bei derartigen Beschaffungsvorgängen direkt an die Kolleg*innen im Finanz- und Rechnungswesen.

Die Öffentliche Ausschreibung wird bei einem Auftragswert ab 100.000,- € netto bis unter den jeweiligen EU-Schwellenwert im Finanz- und Rechnungswesens durchgeführt. Bitte wenden Sie sich bei derartigen Beschaffungsvorgängen direkt an die Kolleg*innen im Finanz- und Rechnungswesen.

Die Auslagenerstattung bildet die Ausnahme im Beschaffungsprozess, da wesentliche Grundsätze (Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Budgetsicherheit, usw.) nicht in dem sonst erforderlichen Maße revisionssicher dokumentiert und angewendet werden können. Die Auslagenerstattung darf nur dann eingesetzt werden, wenn alle sonst vorgegebenen Beschaffungswege nicht greifen (Beschaffung aus Rahmenverträgen, Beschaffungen auf Rechnung im Rahmen des formellen Beschaffungsprozesses).

Die Auslagenerstattung ist ausschließlich für den Dienstbetrieb und ausschließlich an Beschäftigte der Hochschule möglich, Studierende zählen nicht dazu.
Sofern Studierende Auslagen hatten die durch die Dienststelle erstattet werden sollen (z. B. Projektarbeiten), so muss die Erstattung durch eine*n Mitarbeiter*in erfolgen. Diese*r wiederum kann sich die Auslage erstatten lassen. Für diesen Zweck ist das Formular "Belegquittung" zu nutzen.

Bei Beschaffungen für den Dienstbetrieb ist jede*r Mitarbeiter*in nicht als Privatperson tätig. Dementsprechend kann es vorkommen, dass der Erwerb von Waren zu Bedingungen, die nur für Privatpersonen gelten, für die Hochschule nicht möglich ist.

Aus diesen Gründen wird eine Vorleistung nur unter folgenden Voraussetzungen erstattet:

• Eine Erstattung kann nur vorgenommen werden, nachdem die Waren geliefert oder die Leistungen vollständig erbracht sind. Dieses ist ggü. der zuständigen Sachbearbeitung im Team Ressourcensteuerung, Beschaffung und Tutorien zu bestätigen.
• Erfolgt eine Auslagenerstattung an eine*n Mitarbeiter*in, die*der wiederum Auslagen an Dritte (z. B. Studierende) erstattet, ist dies nur möglich, wenn eine Quittierung durch den jeweiligen Dritten erfolgt (s. unter Formulare "Belegquittung").
• Auslagenerstattungen sind auf ein Minimum zu begrenzen; je Vorgang sollte der Betrag 100 €; je Auszahlungsbeleg 500 € nicht überschreiten. Wird die Betragsgrenze überschritten, ist dies durch die bzw. den Verantwortliche*n der Einrichtung (Dekan) zu autorisieren.
  Für die Praxis reichen Sie bitte eine Begründung bzgl. der Überschreitung mit den Unterlagen ein, die zuständige Sachbearbeitung wird den Vorgang dem Dekan zur Entscheidung vorlegen.
• Originalrechnungen sind auf die HAW Hamburg auszustellen. Eine Rechnungsstellung direkt an Mitarbeiter*innen entspricht nicht der formellen Voraussetzung des Kassenwesens. Bei Bareinkäufen ist der Originalkassenzettel ausreichend.
• In dem Antrag auf Auslagenerstattung (s. unter Formulare) muss u.a. begründet werden, warum die Auslage entstanden und zu erstatten ist. Gründe können z. B. sein:
  • Eine Beschaffung über einen VOL-Schein ist aus Zeitgründen nicht möglich gewesen (konkrete Erläuterung erforderlich)
    Hier ist zu bedenken, dass Veranstaltungen, die lange im Voraus bekannt sind (z. B. Nacht des Wissens) nicht für Auslagenerstattungen geeignet sind.
  • Wenn es die Ware nur bei einem Anbieter gibt, dieser jedoch keinen Kauf auf Rechnung akzeptiert. Kein Grund hingegen ist gegeben, wenn es die Warte bei anderen Anbietern günstiger gibt.
  • Wenn Beschaffungen für Studentische Projekte aus Zeitgründen zügig erfolgen müssen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass eine Auslagenerstattung nicht mehr an Studierende erfolgen darf. Die Erstattung muss durch eine*n Mitarbeiter*in erfolgen. Diese*r wiederum kann sich die Auslage erstatten lassen. Für diesen Zweck ist neben dem Antrag auf Auslagenerstattung auch das Formular "Belegquittung" einzureichen.

Bitte beachten Sie weiterhin, dass Anträge nur bearbeitet werden können, wenn sie vollständig ausgefüllt und unterschrieben eingereicht werden. Des Weiteren sind zwingend folgende Belege beizufügen:

• Original-Rechnung, ausgestellt auf die HAW Hamburg (keine Bestellbestätigung o. ä.)
• Original Kassenbeleg falls ein Barkauf erfolgt ist (auf DIN A4 geklebt)
• Nachweis der Zahlung
  Entweder geht dieses bereits aus der Rechnung hervor, oder Sie fügen einen Bankauszug, Kreditkartenabrechnung, o. ä. dem Antrag bei. Es muss klar erkennbar sein, wer die Rechnung beglichen hat. Ein Hinweis auf der Rechnung, bezahlt per Kreditkarte oder Paypal o. ä. ist nicht ausreichend.

Die erforderlichen Formulare finden Sie am Ende dieser Seite im Bereich Formulare, Informationen, Rechtsgrundlagen.

Wenn Sie für ein PSP-Element oder eine Kostenstelle die Ressourcenverantwortung haben, dann erhalten Sie monatlich durch das Finanz- und Rechnungswesen einen SAP-Bericht. Da diese Berichte nicht leicht lesbar sind, wenden Sie sich, sofern Sie sich bzgl. der verfügbaren Mittel unsicher sind für eine konkreten Angabe an die Kolleginnen und Kollegen in der Fakultätsverwaltung.

Die Unterschwellenvergabeordnung und die Beschaffungsordnung der FHH unterscheiden zwischen diversen Vergabeverfahren, die mit bestimmten Wertgrenzen verbunden sind. Entsprechende Informationen erhalten Sie auf dieser Seite unter "Die Verfahrensarten".

Vergleichsangebote sind unbedingt schriftlich einzuholen um nachweisen zu können, dass jedem Anbieter die gleichen Rahmenbedingungen genannt wurden. Darüber hinaus sollten folgende Punkte eingehalten werden:

• Das gewünschte Produkt ist mit allen Eigenschaften konkret zu benennen oder die gewünschten Eigenschaften sind so genau wie möglich zu beschreiben.
• Des Weiteren ist eine Angebotsfrist, innerhalb derer die Angebote eingehen müssen, zu nennen.
• Es ist in der Anfrage darauf hinzuweisen, dass die AGB des Anbieters nicht gelten und dass die VOL/B und die Hamburgische Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (HmbZVB-VOL/B) Vertragsgrundlage sind.
• Sie sollten sich in der Anfrage vorbehalten, den Auftrag ohne Verhandlung zu vergeben.

Unter Formulare haben wir Ihnen ein Muster für eine Angebotsabfrage bereitgestellt, das die zwingend erforderlichen Punkte beinhaltet. Bitte verwenden Sie dieses als Grundlage für Ihre Anfragen, damit die Voraussetzungen für eine korrekte Angebotseinholung erfüllt sind.

Grundsätzlich muss über Unternehmen beschafft werden, die einen Kauf auf Rechnung zulassen. Wird dieses nicht angeboten, bleibt nur die Auslagenerstattung. Dieses ist jedoch nur im Ausnahmefall statthaft, so dass die Frage eher mit Nein beantwortet werden muss.

Die Auslagenerstattung bildet die Ausnahme im Beschaffungsprozess, da wesentliche Grundsätze (Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Budgetsicherheit, usw.) nicht in dem sonst erforderlichen Maße revisionssicher dokumentiert und angewendet werden können. Die Auslagenerstattung darf nur dann eingesetzt werden, wenn alle sonst vorgegebenen Beschaffungswege nicht greifen (Beschaffung aus Rahmenverträgen, Beschaffungen auf Rechnung im Rahmen des formellen Beschaffungsprozesses).

Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Auslagenerstattung an Mitarbeiter/innen erfolgen, nicht jedoch an Studierende. Konkrete Informationen zu den Voraussetzungen und zum Verfahren erhalten Sie unter dem Punkt "Verfahrensarten" auf dieser Seite.

Existiert ein Rahmenvertrag, so sind die erforderlichen Beschaffungen über den Rahmenvertragspartner durchzuführen! Es gibt in der FHH eine Vielzahl von Rahmenvereinbarungen, unter anderem für:

• Laptops, Tablets und Monitore
• Büromöbel und Bürodrehstühle
• Drucker sowie auch Tintenpatronen und Tonerkartuschen
• Bürobedarf
• Kopierpapier
• Umzug und Transporte
• Arbeits- und Schutzkleidung

Bitte wenden Sie sich bei derartigen Beschaffungen zwecks Einsicht in die Rahmenverträge an die Beschaffungssachbearbeiterinnen und -sachbearbeiter in der Fakultätsverwaltung.

EVB-IT steht für Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen. Sie gelten für die Beschaffung von Leistungen im Bereich der Informationstechnik, u. a. beim Kauf von Hard- und Software. In den Verwaltungsvorschriften zu § 55 LHO ist bestimmt, dass für Verträge im IT-Bereich die EVB-IT anzuwenden sind.

Zu beachten ist, dass es mehrere Vertragstypen gibt, auf die wir im Bereich Formulare verlinkt haben. Es wird zwischen "Basis-" und "Systemverträgen" unterschieden. 

• Basisverträge: Der Aufragnehmer schuldet eine IT-Leistung (z.B. Hardware), für deren Vertragsgemäßheit er die Verantwortung übernimmt.

• Systemverträge: Der Auftragnehmer schuldet als Generalunternehmer mehrere IT-Leistungen, die nicht nur für sich alleine vertragsgemäß sein müssen, sondern auch in ihrer Interaktion, da sie erst gemeinsam ein vom Auftraggeber gewünschtes IT-System ergeben.

Die EVB-IT-Vertragstypen bestehen jeweils aus einem Vertragsformular, dazugehörigen AGB sowie einem oder mehreren Mustern (z.B. einem Leistungsnachweis). Hinzu kommen bei den meisten Vertragstypen noch Nutzerhinweise und teilweise auch Anwendungsbeispiele. 

Die Wertgrenze für die Nutzung von EVB-IT-Verträgen hängt an der Wertgrenze für den Direktkauf, somit aktuell bis  unter 1.000,- € netto, da der Direktkauf kein Vergabeverfahren ist und demnach nicht dem Vergaberecht unterliegt. Das bedeutet, dass ab einem Wert von 1.000,- € netto die EVB-IT-Verträge anzuwenden sind.

Nachfolgend erhalten Sie eine Auswahl an wichtigen Vorlagen für die Beschaffung. Weitere Formulare zum Thema finden Sie im Formularcenter im Bereich Finanzen:

Tutorienantrag

https://www.haw-hamburg.de/beschaeftigtenportal/services/formularcenter/

Vorbereitung / Angebotsphase

• Muster Angebotseinholung
  Bitte verwenden Sie unbedingt dieses Muster als Grundlage, wenn Vergleichsangebote erforderlich sind
• Antrag auf Beschaffung von Geräten und Einrichtungen (> 5.000,- €), Anlage: Baufanforderungskatalog
• Bauanforderungskatalog
  Hinweis: Dem Antrag sind aussagefähige Unterlagen bezüglich Sicherheit und Gesundheitsschutz beizufügen.
  Die Informationen der Betriebseinheit AKU zum Thema Beschaffung finden Sie im AGUM auf der Seite https://haw-hamburg.agu-hochschulen.de/index.php?id=714. Unter dem Punkt "HAW-spezifische Ergänzungen" stehen ebenfalls die Vordrucke für die Beschaffungen und der Baufanforderungskatalog sowie weitere Informationen zur Verfügung.

Bestellphase

• VOL-Schein (im Formularcenter des Finanz- und Rechnungswesens)
• VOL-Schein (englisch) (im Formularcenter des Finanz- und Rechnungswesens)
• Anlagen zum VOL-Schein (im Formularcenter des Finanz- und Rechnungswesens)
  Dieses Formular ist zu verwenden bei der Beschaffung von Anlagen, wie z. B. Hardware, Möbel, etc. Also alle Anlagen, die in die Anlagenbuchhaltung aufgenommen werden müssen.
• Vergabevermerk (im Formularcenter des Finanz- und Rechnungswesens)
• Verträge EVB-IT

Sonderfall Auslageerstattung 

• Antrag Auslagenerstattung
  Die Auslagenerstattung ist nur in Ausnahmefällen gestattet, wenn eine Beschaffung über VOL-Schein nicht erfolgen konnte. Die Voraussetzungen, unter denen die Auslagenerstattung möglich ist, ist in den FAQ auf dieser Seite erläutert.
• Auslagenerstattung Belegquittung

Bewirtschaftungsrahmenvorgaben

Informationen zum Vergaberecht der FHH

Bundesrecht, Vergabe- und Vertragsordnungen

• Vergabeverordnung (VgV) (Webseite des BMJV)
• Unverschwellenvergabeverordnung (UVgO)
• Allg. Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)

Hamburgisches Landesrecht und Verwaltungsvorschriften

• Hamburgisches Vergabegesetz (HmbVgG) (Webseite des Justizportals der FHH)
• § 58 der Landeshaushaltsordnung (LHO) (Webseite des Justizportals der FHH)
• Beschaffungsordnung der FHH (BO)
• Hamburgische Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen
• Verwaltungsvorschriften zu § 55 LHO (inzwischen §58 LHO)
• Hamburgische Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (HmbZVB-VOL/B)

Neben den genannten Rechtsgrundlagen gibt es weitere Rechtliche Grundlagen, die bei Interesse oder Bedarf auf den Seiten der Finanzbehörde der FHH eingesehen werden können:

Informationen zum Vergaberecht der FHH