Projektmanagement: Steuerung externer Berater*innen

In der Öffentlichen Verwaltung und gemeinwohlorientierten Organisationen werden Vorhaben zunehmend in Projektform angegangen. Verschiedene Abteilungen, Stellen und Organisationen arbeiten zusammen, um mit begrenzten Ressourcen und in kurzer Zeit komplexe Aufgaben zu bewältigen: beispielsweise die Bemessung des Personalbedarfs, die Einführung neuer Softwarelösungen, die Zusammenlegung von Abteilungen, die operative Umsetzung neuer Gesetze, die Bereitstellung von Online-Anträgen oder die Optimierung interner Prozesse.

Agenda von externen Berater*innen erkennen

Um solche Projekte zu realisieren, greift die Öffentliche Verwaltung oft auf externe Beratungsfirmen zurück. Diese externen Partner*innen bringen in der Regel ein umfangreiches Fachwissen und Expertise sowohl im Projektinhalt als auch im Projektmanagement mit. Dieser Wissensvorsprung kann von externen Berater*innen opportunistisch genutzt werden, um z. B. einen Bedarf an zusätzlichen Leistungen zu suggerieren, um Aufträge zu verlängern, indem sie die Umsetzung verzögern, oder um ihre Unverzichtbarkeit zu betonen, indem sie Informationen zurückhalten. Andererseits fehlen internen Projektleiter*innen häufig die Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten und die Kompetenz in der Anwendung adäquater Projektmanagement-Tools. Das führt in der Praxis mitunter dazu, dass die Beratungsfirmen mit umfangreichen Aufgabenpaketen betraut werden, die besser in Eigenregie bearbeitet worden wären. Die kostspielige Folge: Die Ressourcenaufwände steigen, die Wirksamkeit sinkt. Für öffentliche Projektleitungen stellen sich daher u.a. folgende Fragen:

• Wie kann die Opportunismus-Gefahr durch externe Berater*innen eingehegt werden?
• Wie können Berater*innen effektiv und effizient genutzt werden?
• Werden für das Projekt meinungsstarke Berater*innen benötigt? Oder geht es um die schnelle Abarbeitung von Arbeitspaketen durch externe Dienstleister*innen im Sinne eines Outsourcings?
• Wie können interne und externe Projektbeteiligte effizient kooperieren? Wie kann man fair miteinander umgehen?

Dieser zweitägige Workshop sensibilisiert die Teilnehmer*innen für solche Fragestellungen. Unsere Dozenten erarbeiten gemeinsam mit Projektverantwortlichen konkrete Lösungsmöglichkeiten für Fallbeispiele aus der Praxis.

Strukturierter Ablauf mit eigenen Fallbeispielen der Teilnehmer*innen

Zur Vorbereitung auf den Workshop wird daher eine strukturierte Online-Abfrage zu realen Problemstellungen aus aktuellen oder vergangenen Projekten durchgeführt. Nach dieser Abfrage folgt eine rund zweistündige Vorab-Besprechung als Videokonferenz: Die Teilnehmenden lernen sich und die Workshop-Leiter kennen, die eingebrachten Themen werden vorbesprochen und für die Bearbeitung im Workshop priorisiert, das weitere Vorgehen wird geklärt und Materialien zur Vorbereitung werden zur Verfügung gestellt. Ggf. arbeiten die Teilnehmenden in einer kompakten Hausaufgabe ihre individuellen Fallbeispiele zur optimalen Vorbereitung aus. Der eigentliche Workshop findet in Präsenz bei Ihnen im Hause oder beim Campus Weiterbildung statt. In geschützter Atmosphäre wird es intensive Arbeitssitzungen und einen kollegialen Austausch zu den eingebrachten Problemstellungen geben. Die Referenten stellen sicher, dass dabei theoretisch fundierte, fachlich adäquate und unmittelbar anwendbare Lösungsvorschläge entwickelt werden.

Mehr Kompetenzen zur Steuerung externer Berater*innen

Am Ende des Workshops ist Ihr Team besser gerüstet, um auf Augenhöhe mit externen Berater*innen zu agieren, opportunistisches Verhalten zu erkennen und ihre Projekte zielgerichteter, effektiver und kostensenkend zu steuern.

• Sie frisches Ihr Wissen und Ihre Kompetenzen zur Projektsteuerung auf.
• Sie erhalten praktisches und wissenschaftlich fundiertes Fach- und Methodenwissen sowie konkrete Tools, um externe Berater*innen in Projekten besser steuern zu können.
• Sie erweitern Ihr Analyse- und Handlungsrepertoire für die Projektsteuerung.
• Sie können die Zusammenarbeit mit externen Berater*innen auf Augenhöhe gestalten.
• Sie erhalten praktische Lösungsansätze für Ihre aktuellen und künftigen Projekte.

• Basiswissen des Projektlebenszyklus: Ideenfindung bzw. Initialisierung, Projektdefinition und -ausschreibung mit Zuschlagskriterien, Projektinitiierung mit Feinplanung, Projektdurchführung und -steuerung, Projektabschluss
• Fallstricke in der Zusammenarbeit mit externen Beratungsunternehmen bzw. externen Projektleitungen in den einzelnen Phasen des Projektlebenszyklus
• Der Prinzipal-Agenten-Ansatz zur wissenschaftlichen Fundierung und als theoretischer Zugang für ein tieferes Verständnis der Zusammenhänge
• Interaktive Arbeit an eigenen Herausforderungen aus der Projektpraxis; Erarbeitung adäquater, unmittelbar anwendbarer Vorschläge zum Umgang mit den Herausforderungen

Projektverantwortliche im Öffentlichen Dienst und in der Öffentlichen Verwaltung oder aus verwaltungsnahen Bereichen, wie Anstalten des Öffentlichen Rechts, Non-Profit-Organisationen.

Der eigentliche Workshop findet je nach Vereinbarung an zwei aufeinanderfolgenden Tagen in Präsenz bei Ihnen im Hause oder beim Campus Weiterbildung statt. Dem Workshop voraus geht eine maximal zweistündige Live-Online-Besprechung, um Ihre Themen und Fallbeispiele zu konkretisieren und optimal für den Workshop vorzubereiten.

Prof. Dr. Erik Schäfer, Professor für Betriebswirtschaftslehre der öffentlichen Verwaltung und Leiter des Departments Public Management der HAW Hamburg.

Dr. Friedemann Christ, Geschäftsführender Gesellschafter der gfa | public GmbH mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Beratung öffentlicher Auftraggeber.

Lassen Sie sich von externen Berater*innen künftig kein X mehr vor dem U machen. Wappnen Sie sich mit dem fundierten Praxis-Know-how unserer Experten und sparen Sie Haushaltsmittel für Ihre Projekte ein.

Als Campus Weiterbildung sind wir die erste Adresse für Sie und Ihre individuellen Wünsche zum Thema Weiterbildung und Organisationsentwicklung. Unsere Expertinnen und Experten verbinden aktuelle wissenschaftliche Forschungsergebnisse und langjährige Praxiserfahrung mit den Erfordernissen Ihres betrieblichen Alltags.

Wir beraten Sie gerne persönlich zu Inhalten, Ablauf und individuellen Anpassungen dieses Seminars. In einem ausführlichen Vorgespräch klären wir gemeinsam Ihre Bedarfe und legen die inhaltlichen Akzente fest.

Inhaltliche Fragen

Mark Hübner-Weinhold, T + 49.40.42875 - 7074, 

mark.huebner-weinhold (at) haw-hamburg (dot) de

Organisatorische Fragen

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